Organizzare un matrimonio: 5 errori

Come organizzare un matrimonio? Ecco gli errori che le coppie commettono più spesso e come evitarli.

 

Organizzare un matrimonio significa pianificare un vero e proprio evento che coinvolge molti fornitori diversi. E ti dirò subito una cosa: se non l’hai mai fatto prima, nemmeno organizzare una festa di medie dimensioni, può essere molto stressante. Ma non solo.

Prima di svelarti quali sono questi errori da evitare, voglio dirti cosa invece è davvero fondamentale: il tempismo. Nell’organizzazione di un matrimonio, infatti, gestire bene i tempi è tutto (o quasi!). Sì, perché nell’arco di un anno – periodo in cui generalmente si sviluppa l’organizzazione del matrimonio, bisogna seguire diversi step e pianificare bene cosa fare prima e di cosa occuparsi più avanti. Per esempio: va bloccata prima la chiesa o la location? Quando consegnare le partecipazioni? Con quanto anticipo scegliere l’abito? Quando iniziare a contattare i fornitori?

Queste, ne sono certa, sono solo alcune delle domande che ti sono frullate per la testa quando hai cominciato a pensare di organizzare il matrimonio. Sarò sincera: c’è molto da gestire, ma non temere: sono qui per te! Con i miei consigli di wedding planner esperta, vedrai che riuscirai ad evitare alcuni degli errori di tempistica più comuni che gli sposi commettono durante la pianificazione del loro matrimonio.

 

 

1. Contattare i fornitori troppo presto o all’ultimo minuto

Può sembrare strano, ma contattare i fornitori troppo presto non sempre è una buona idea, anzi, è un errore comune. Il periodo di tempo migliore per organizzare un matrimonio è un anno. Contattare i fornitori con larghissimo anticipo (parlo di 2, 3 o anche 4 anni) può essere controproducente. Mi spiego meglio. Molte location, per esempio, aprono le agende solo per l’anno successivo o, al massimo, entro due anni dalla richiesta. Il problema è che, quando si sceglie una location, si firma un contratto e si deposita una caparra confirmatoria. Non puoi sapere cosa succederà da qui a 2 o 3 anni – a te o al fornitore – e, in caso cambiassi idea, nella maggior parte dei casi perderai il tuo acconto. Idem per gli atelier di abiti da sposa: 8 mesi prima è il tempo ideale per fissare il primo appuntamento.

Inoltre, un fornitore confermato con anni di anticipo, si dedicherà a te solo negli ultimi mesi che precedono data del tuo matrimonio, perché prima giustamente darà precedenza ai clienti dell’anno in corso. Anche aspettare troppo per prenotare i tuoi fornitori, però, e in particolare per un matrimonio in alta stagione (cioè da maggio a settembre), è un errore. Se aspetti fino all’ultimo prima di confermare un fornitore di alta qualità, potresti perderlo. Questo vale soprattutto per fotografi, musicisti e fioristi.

 

2. Scegliere fornitori diversi per la stessa tipologia di servizio

Piccola premessa: se hai assunto (o hai intenzione di farlo) un* wedding planner, prima di prendere decisioni importanti sul matrimonio – come assicurarti una location, realizzare le partecipazioni o prenotare un flower designer) confrontati e parlatene insieme. Te lo dico perché la maggior parte di wedding planner e aziende che si occupano di progettazione eventi realizza anche decorazioni e/o consiglia articoli a noleggio o floreali come parte del loro pacchetto contrattuale, quindi questo essenzialmente minimizza gli sforzi e soprattutto i soldi spesi.

Uno degli errori davvero più ricorrenti tra le coppie è infatti quello di scegliere fornitori diversi per la stessa tipologia di servizio (o similare), facendosi fare mille preventivi e pensando di risparmiare, ma senza sapere che molte attività possono offrire più servizi a costi decisamente ridotti. Ti faccio alcuni esempi: un banqueting di qualità può noleggiarti sedie particolari o oggetti da esposizione facendoli rientrare nel loro pacchetto; lo stesso vale per un fiorista. Oppure realizzare partecipazioni online o fai da te e poi rivolgersi a un graphic designer per creare il resto della stationery (tableau, segnaposto, tag…) ti farà raddoppiare i costi – e il tempo – rispetto a scegliere un solo fornitore fin dal principio e far realizzare tutto alla stessa figura in un unico progetto coordinato.

 

 

3. Consegnare le partecipazioni nel momento sbagliato

Il galateo del matrimonio ci viene in aiuto sul tema partecipazioni. La regola è molto chiara: le partecipazioni si dovrebbero consegnare a mano (chiaramente se su lunghe distanze è possibile spedirle) 3 mesi prima del matrimonio. Non 7, non 5, non uno. Perché? Molto semplice: tre mesi è il periodo corretto per far sapere ai tuoi amici e parenti con il giusto anticipo che c’è in programma un lieto evento, il vostro matrimonio, così loro potranno organizzarsi, chiedere ferie, prenotare un hotel, comprare un abito, farvi un regalo, eccetra. Ma soprattutto, darvi una risposta che sia il più sicura possibile.

Consegnare gli inviti con largo anticipo o troppo sotto data fa sì che la maggior parte di queste attività appena citate non possano essere messe in pratica. Se ti sposi a giugno e mi consegni la partecipazione a gennaio, sinceramente non saprei dirti se potrò esserci o no. E a gennaio nei negozi non troverò mai un abito estivo. Lo stesso un mese prima: troppo tardi, ho già un impegno!

 

4. Non prevedere un videomaker

L’ho visto succedere talmente tante volte che ormai ho perso il conto. Gli sposi si focalizzano solo sul fotografo e lasciano la voce videomaker nella colonna “facoltativo” della loro lista excel del matrimonio. Pensano che non sia essenziale ma solo un extra budget non necessario. Poi ci ripensano, e vanno nel panico cercando di trovare qualcuno all’ultimo minuto, quando si rendono conto che in realtà è un must-have. Oppure, ancora peggio, decidono per non ingaggiarlo e subito dopo il matrimonio se ne pentono: in anni di attività ti dico che questo è accaduto al 100% delle coppie che non hanno voluto un videomaker alle loro nozze. Non avere un operatore video è il rammarico numero uno che ho sentito nei feedback degli sposi, quindi segui il mio consiglio e non rimandare la scelta!

 

5. Concentrarsi su dettagli non fondamentali

Anche questo è un tema ricorrente che vedo accadere alle coppie di futuri sposi, in modo sistematico, durante l’organizzazione del matrimonio. Si concentrano troppo sui piccoli dettagli o sulle forme di intrattenimento per gli ospiti e non invece su alcuni degli elementi di pianificazione più importanti. Ad esempio, la scelta dei segnaposto o del guestbook dovrebbe avvenire dopo aver già stipulato un contratto con il banqueting e aver scelto il menù di nozze! Direi che cibo batte segnaposto, o no? 🙂

 

Credits immagini:

Foto di Renáta-Adrienn su Unsplash, Pinterest @foreverywedding